unixpass Manual

7.1 · Besuchsart wählen

Zunächst muss ausgewählt werden, ob es sich um einen Kurzzeit- oder einen Langzeitbesuch handelt. Es gelten jeweils unterschiedliche Anforderungen.

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• 1Kurzzeitbesucher: Maximale Gültigkeit 1 Tag, Papierlabel als Besucherausweis.
• 2Langzeitbesucher: Maximale Gültigkeit 3 Monate. Besucherausweis: Plastikkarte Freiburg Besucherausweis: Papierlabel Stetten / Tuttlingen

In beiden Fällen sind Sicherheitsunterweisung und Vertraulichkeitserklärung Pflicht. Außerdem müssen Besucher ein gültiges Foto hochladen oder neu erstellen, welches auf dem Besucherausweis verwendet wird.

Für den Standort Freiburg kann zusätzlich ein Parkschein beantragt werden. Nur Freiburg

7.2 · Eingabe der Termindetails

• Der Titel wird vorausgefüllt, sollte aber individuell überschrieben werden.
• Die Beschreibung dient nur als interner Hinweis, um beispielsweise einen Vermerk zum betreffenden Termin hinterlegen zu können.
• Von – Bis legt fest, in welchem Zeitraum der Besucherausweis gültig sein wird. Der Check-in am Terminal ist eine Stunde vor Terminbeginn möglich.
• Ablaufdatum aktivieren: Kann genutzt werden, um eine Anmeldung bis zu einem bestimmten Datum sicherzustellen. Danach ist der Anmeldelink nicht mehr gültig.

7.3 · Besucher hinzufügen

Grundsätzlich können Besucher über verschiedene Wege zu einem Termin hinzugefügt werden:

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• 1Auswahl eines bestehenden Kontakts, der sich bereits im System befindet. Gilt auch für Stryker Mitarbeiter – diese werden automatisch über eine Anbindung an O365 importiert und als Kontakt bereitgestellt.
• 2Mit sogenannten Quickfiltern kann nach Standort oder Besuchergruppe gefiltert werden.
• 3Hinzufügen eines einzelnen Kontakts (siehe 7.4).
• 4Import von Kontakten via Excel-Datei (siehe 7.5).

7.4 · Einzelnen Kontakt hinzufügen

Bei der Anlage eines neuen Kontakts sollten folgende Aspekte beachtet werden:

• Es muss immer eine korrekte Besuchergruppe angegeben werden, da hierüber wichtige Funktionen wie der Besuchsgrund und schlussendlich auch die Vertraulichkeitserklärung gesteuert werden.
• Die Spracheinstellung steuert die Einladungsbenachrichtigung und Prozesse in der Sprache des Besuchers.
• Die Mobilfunknummer ist sinnvoll, wenn Ihr Besuch Einladung, Zugangspässe und Informationen zusätzlich via SMS erhalten soll.

7.5 · Import von Kontakten (größere Besuchergruppen)

Es kann ein Import von Kontakten „en bloc“ durchgeführt werden. Verwenden Sie hierfür die Excel-Vorlage, die über das System zum Download zur Verfügung steht. Die Import-Datei muss exakt dem Aufbau der Vorlage entsprechen. Die Angabe der Besuchergruppe pro Kontakt ist obligatorisch und MUSS in englischer Sprache erfolgen.

Nach dem Upload der Importdatei muss die Spaltenzuordnung korrekt gesetzt werden:

Anschließend wurden die Kontakte erfolgreich hinzugefügt und sind vorausgewählt:

7.6 · Angabe des Besuchsgrunds

Pro Besuchergruppe MUSS ein Besuchsgrund nebst Beschreibung angegeben werden. Da diese Informationen in der Vertraulichkeitserklärung verwendet werden, sollten sie sprachlich und orthographisch korrekt sein.

7.7 · Angabe der Kontaktperson

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• 1Die Kontaktperson ist immer diejenige, die den Termin erstellt. Diese Person wird auch als Kontaktperson vor Ort eingetragen.
• 2Die Kontaktperson vor Ort kann – im Gegensatz zur Kontaktperson – individuell angepasst werden.

7.8 · Hinweis / Notiz

Für den Empfangsmitarbeiter oder als Notiz kann ein individueller Hinweis hinterlegt werden.

7.9 · Zusammenfassung

Nach Angabe aller Informationen zu einem Termin wird abschließend nochmals eine Zusammenfassung dargestellt. Es kann nun zwischen folgenden Optionen gewählt werden:

• Cancel: Abbruch des Prozesses.
• Back: Zurück im Prozess, um etwaige Einstellungen zu verändern.
• Save: Termin wird NUR gespeichert – es werden noch KEINE Einladungen versendet. Einladungen können auch im Nachhinein versendet werden (z. B. nachdem weitere Teilnehmer hinzugefügt wurden).
• Save & Send: Termin wird gespeichert UND Einladungen werden an alle Teilnehmer versendet.

16.1 · Todos am Empfang

Die Ansicht Empfang → Todos zeigt alle Besucher mit offenen Aufgaben – z. B. „Label drucken“ oder „Label ausgeben“. Zu jedem Eintrag werden Name, Unternehmen und der Stryker-Ansprechpartner angezeigt, sodass der Empfang Besucher direkt zuordnen kann.

16.2 · Besucher verwalten

Ein Klick auf einen Besucher öffnet die Detailansicht mit dem Zugangscode (QR), dem Gültigkeitszeitraum, dem Besuchsgrund und dem Ausweisstatus. Von hier aus stehen die wichtigsten Aktionen zur Verfügung, u. a. Check-in durchführen, Code ausgeben, Code deaktivieren, Besuch bearbeiten, Einladung erneut senden und Parkschein erstellen.

16.3 · Code ausgeben

Über Code ausgeben wird der Besucherausweis ausgestellt. Im Dialog wird der Besucherausweis-Typ (z. B. Label) gewählt und der Druck ausgelöst.

16.4 · Besuch bearbeiten

Über Besuch bearbeiten können Check-in- und Check-out-Zeiten eines Besuchs nachträglich korrigiert werden. Schnellauswahlen wie Heute, Morgen, Vormittag, Nachmittag oder Ganzer Tag erleichtern die Eingabe.

16.5 · Parkschein erstellen Nur Freiburg

Für Besucher des Standorts Freiburg kann der Empfang einen Parkschein als PDF erstellen. Im Dialog werden das Nummernschild, der Standort/Bereich (z. B. Freiburg Besucherparkplatz) sowie optionale Texte für den PDF-Code und die Parkschein-PDF-Vorlage angegeben.

16.6 · Warten auf Freigabe

Registrierungen über Prozesse mit Freigabepflicht landen in der Ansicht Warten auf Freigabe und werden dort vom Empfang bzw. den Verantwortlichen freigegeben oder abgelehnt. Liegen keine offenen Registrierungen vor, ist die Liste leer.

18.1 · Überblick

Der Bereich Einstellungen ist nur für Benutzer mit Administrator-Rechten zugänglich und wird über das Zahnrad-Symbol in der Seitenleiste geöffnet. Hier wird das gesamte unixpass-System konfiguriert. Folgende Bereiche stehen zur Verfügung: Labels, E-Mails, Flows, Wiederverwendbare Karten, Geräte, Gruppen, Registrierungsprozesse, Standorte, Unterweisungen, Signierbare Dokumente, Besuchsgründe, Medien, Zeitprofile und Inventar.

18.2 · Labels

Unter Labels werden zentrale Textbausteine gepflegt, die an verschiedenen Stellen der Registrierungsprozesse angezeigt werden (z. B. Datenschutz- und Einwilligungstexte wie das ADB Label oder das Langzeit Kontakt Label). Die Texte werden im Rich-Text-Editor bearbeitet und können – wie fast alle Texte in den Einstellungen – mehrsprachig gepflegt werden (Sprachumschaltung über die Flaggen-Tabs).

18.3 · E-Mails

Unter E-Mails werden die automatischen System-Benachrichtigungen konfiguriert, u. a. Einladung, Termin abgesagt, Termin verschoben, Doppelte Bestätigung und Erinnerungs-Mails. Jede Vorlage kann in allen Systemsprachen (EN, DE, IT, FR, ES, JA, TR) gepflegt werden.

Innerhalb einer Vorlage kann mit dem Schalter Überschreiben der Standardtext durch einen eigenen Text ersetzt werden. Konfigurierbar sind Betreff, Inhalt (getrennt für E-Mail und SMS) sowie der Signatur-Text der E-Mail.

18.4 · Flows

Unter Flows werden die Registrierungsabläufe definiert. Ein Flow legt fest, welche Schritte ein Besucher bei der Registrierung durchläuft – zusammengesetzt aus Bausteinen wie Besuchsgrund, Fragebogen, Unterweisung, Vertraulichkeitsvereinbarung/Dokument, digitale Signatur, Zugangspass/Label und Auto-Check-in. Für jede Zielgruppe und jeden Standort existiert ein eigener Flow (z. B. „Day Visitors (Freiburg) – with approval“ oder „Langzeitbesucher (Tuttlingen) für Organisation ohne Email“).

18.5 · Wiederverwendbare Karten

In diesem Bereich werden wiederverwendbare Karten (z. B. Plastikkarten-Ausweise) generiert und verwaltet. Über „Wiederverwendbare Karte generieren“ wird eine neue Karte angelegt; der Reiter Aktive wiederverwendbare Karten zeigt die im Umlauf befindlichen Karten.

18.6 · Gruppen

Unter Gruppen werden die Besucher- und Benutzergruppen des Systems verwaltet – u. a. Erwachsene und eigene Kinder (Altersgruppen), Bewerber, Behördenvertreter, Angehörige des Gesundheitswesens, Stryker Mitarbeiter, Stryker Benutzer, Schüler & Studenten sowie Lieferanten, Dienstleister & Contractors.

Je Gruppe werden ein Icon, der mehrsprachige Name und der Typ (Benutzer oder Besucher) festgelegt. Über Optionen wird das Verhalten der Gruppe gesteuert, z. B. Kann abholen, Kann Kontaktperson sein, Kann scannen, Von automatischer Löschung ausschließen oder Ist Standard.

18.7 · Registrierungsprozesse

Hier wird festgelegt, welche Registrierungsprozesse bei der Terminerstellung zur Verfügung stehen. Pro Standort und Besuchsart (z. B. Tagesbesucher, Mehrtagesbesucher, Langzeitbesucher – jeweils für Freiburg, Stetten und Tuttlingen) wird der Prozess über den Schalter „Verfügbar für Termine“ aktiviert oder deaktiviert. Bei Mehrtagesprozessen kann zusätzlich die maximale Anzahl an Tagen begrenzt werden.

18.8 · Standorte

Die Liste Standorte enthält alle im System angelegten Standorte (u. a. Freiburg, Tuttlingen und Mühlheim/Stetten sowie weitere internationale Standorte). Hier werden Standorte angelegt und bearbeitet; Profile, Termine und Prozesse beziehen sich immer auf einen dieser Standorte.

Je Standort können dabei zwei wichtige Zuordnungen gepflegt werden: Zum einen lässt sich ein individuelles Impressum hinterlegen, das für diesen Standort (z. B. in Registrierungsprozessen und Dokumenten) verwendet wird. Zum anderen kann der Standort mit einem Unternehmen verknüpft werden – relevant, wenn mehrere Gesellschaften im System abgebildet sind, damit rechtliche Angaben und Zuordnungen je Standort korrekt sind.

18.9 · Unterweisungen

Unter Unterweisungen werden die Sicherheitsunterweisungen je Standort verwaltet. Die Liste zeigt zu jeder Unterweisung die Anzahl der Schritte, die Gültigkeit (in Monaten), die Anzahl der Kontakte, den Status und die Version.

Beim Bearbeiten einer Unterweisung werden der Titel (mehrsprachig), die Pflicht-Einstellung, die Gültigkeit in Monaten und die Beschreibung (Begrüßungstext) gepflegt:

Im Reiter Schritte werden die einzelnen Inhaltsschritte der Unterweisung verwaltet; der Reiter Teilnehmer zeigt, wer die Unterweisung mit welchem Status absolviert hat.

Die Vorschau zeigt die Unterweisung so, wie sie der Besucher im Registrierungsprozess sieht:

18.10 · Signierbare Dokumente

Unter Signierbare Dokumente werden die Dokumente verwaltet, die Besucher im Registrierungsprozess unterzeichnen – insbesondere die Vertraulichkeitsvereinbarungen der Standorte Stetten, Tuttlingen und Freiburg. Die Liste zeigt zu jedem Dokument den Erstellungszeitpunkt und die Version.

Der Inhalt eines Dokuments wird – mehrsprachig – im Rich-Text-Editor gepflegt:

18.11 · Besuchsgründe

Die Liste Besuchsgründe enthält alle im System verfügbaren Besuchsgründe (z. B. Klinische Forschung, Produktentwicklung, IP Entwicklung, Training/Schulung, Andere Dienstleistung).

Beim Anlegen oder Bearbeiten werden Titel (mehrsprachig), Beschreibung und Icon festgelegt. Über die Schalter „Hat Freitextfeld“ und „Freitextfeld verpflichtend“ wird gesteuert, ob der Besuchsgrund eine nähere Beschreibung erfordert (relevant z. B. für HCP/GOOF-Besuche). Über Gruppen wird der Besuchsgrund den passenden Besuchergruppen zugeordnet.

18.12 · Zeitprofile

Unter Zeitprofile wird festgelegt, in welchen Zeitfenstern Zugangsberechtigungen gelten – z. B. „Standard (MO–SO, 6:00–22:00)“ oder ein separates Profil „Security“.

Je Profil werden der Name, die Auto-Checkout-Uhrzeit (Besucher werden zu dieser Uhrzeit automatisch ausgecheckt) und die Zeiträume pro Wochentag konfiguriert:

19.1 · Admin-Dashboard

Nach der Anmeldung sehen Administratoren ein erweitertes Dashboard mit den wichtigsten Kennzahlen: Alle Besucher heute, Neue Registrierungen, Verteilung der Besucher, die Anzahl der Besucher im Gebäude (inkl. Check-in/Check-out-Zähler) sowie Verbrauchswerte (Übersetzungen, E-Mails, erstellte Codes).

Über das Aktionsmenü oben rechts stehen Schnellfunktionen bereit – u. a. Code erstellen, Person hinzufügen, Unternehmen hinzufügen, Zeitraum ändern sowie der Export der Notfallliste als CSV oder XLSX (tagesaktuelle Liste aller anwesenden Personen, z. B. für Evakuierungen).

Über Zeitraum ändern lässt sich der Auswertungszeitraum der Kennzahlen anpassen – die Kacheln und der Verlauf aktualisieren sich entsprechend:

19.2 · Scopes

Ein Scope fasst das Besuchermanagement eines Standorts zusammen (z. B. „Besucher (Freiburg)“, „Besucher (Stetten)“, „Besucher (Tuttlingen)“) – inklusive der zugehörigen Registrierungsprozesse, Einladungen und Einstellungen. In den Scope-Details werden Name, Beschreibung, Standort und Modul-Optionen gepflegt.

19.3 · Registrierungsprozesse im Scope

Je Scope sind die verfügbaren Registrierungsprozesse hinterlegt (z. B. Tagesgäste, Mehrtagesbesucher, Langzeitbesucher). Jeder Prozess zeigt seine Bausteine – Besuchsgrund, Unterweisung, Dokumente, Labels, Zeitbeschränkungen – als Chips an.

In den Prozessdetails werden Titel, Beschreibung, der zugrunde liegende Registrierungsflow, die Kontaktperson sowie Optionen wie Öffentliche Registrierung und Ablauf aktivieren konfiguriert; außerdem die zugelassenen Besuchergruppen.

Bei aktivierter öffentlicher Registrierung erzeugt das System über einen Slug einen öffentlichen Registrierungslink – z. B. für Fremdfirmen, deren Mitarbeitende sich selbst registrieren sollen (im Beispiel „Langzeitbesucher (Freiburg) Firma Unival GmbH“). Der Link kann kopiert und der Firma bereitgestellt werden.

19.4 · Check-in-Prozesse

Die Check-in-Prozess-Liste definiert, was beim Check-in am Terminal geschieht – getrennt nach Besuchsart und Standort (z. B. „Longterm Visitor Checkin Process (Freiburg)“ oder „Daily and Multi day Visitor Checkin Process“).

In den Prozessdetails werden die Schritte des Check-ins konfiguriert (u. a. Identitätsbestätigung, Avatar-/Foto-Pflicht, digitale Unterschrift) …

… sowie Einschränkungen und Benachrichtigungen: Abholung erforderlich, Body-Scan erforderlich, Besucherausweis (inkl. Modus, z. B. „Ausweis abholen“), Kontaktperson benachrichtigen und Erfolgsmeldung.

19.5 · Kontakte & Codes

Die Kontakte-Ansicht listet alle Kontakte des Systems und lässt sich nach Name, Sprache, Registrierungszeitraum, Gruppe u. a. filtern.

Das Kontaktprofil zeigt die Stammdaten sowie die Aktivitätshistorie (z. B. versendete Benachrichtigungen):

Im Reiter Codes sind alle Zugangscodes eines Kontakts mit Zeitraum und Status ersichtlich:

Die globale Codes-Liste zeigt zu jedem Code den Compliance-Status auf einen Blick – gültige Bestandteile (z. B. Unterweisung, Zeitbeschränkung, Kontaktperson, Besuchergruppe) grün, abgelaufene rot:

Die Codes-Liste lässt sich gezielt filtern – nach Code/Name/E-Mail, Status, Code-Typ, Scope, Ansprechpartner, Zeitraum und Kontaktgruppe:

19.6 · Berichte

Der Bereich Berichte dokumentiert alle Besuche: Wer war wann mit welchem Code eingecheckt und ausgecheckt, und an welchem Terminal. Die Daten können exportiert werden – u. a. Grundlage für die tagesaktuelle Besucherliste im Notfall.

Der Reiter Kontakt Besuche aggregiert die Besuche je Kontakt (auch in der Rolle als Kontaktperson):

19.7 · Code manuell erstellen

Über Code erstellen (Dashboard-Aktionsmenü oder Codes-Liste) kann ein Zugangscode auch ohne Termineinladung direkt erzeugt werden – z. B. für spontane Besuche. Der Wizard führt durch die Schritte Registrierungsprozess → Kontakt → Einschränkungen → Zusammenfassung; je nach gewähltem Prozess erscheint zusätzlich der Schritt Konfiguration (z. B. für den Besuchsgrund).

Bei den Einschränkungen wird der Gültigkeitszeitraum des Codes festgelegt – mit Schnellauswahlen wie Heute, Vormittag, Nachmittag oder Ganzer Tag:

In der Konfiguration werden Besuchsgrund und ggf. eine Beschreibung angegeben; die Zusammenfassung zeigt alle Angaben vor dem Erstellen:

19.8 · Meine Besucher & Meine Termine

Die Ansicht Meine Besucher zeigt alle Besucher, die dem angemeldeten Benutzer zugeordnet sind – mit Termin, Organisation, Status (z. B. Erstellt, Eingecheckt) und Code:

Unter Meine Termine finden sich alle eigenen Termine mit Zeitraum, Status, Scope und Teilnehmerzahl; Termine können in den Kalender exportiert werden:

19.9 · Einladung per Termin erstellen

Über Termin hinzufügen (Bereich Meine Termine) werden Besucher zu einem konkreten Termin eingeladen. Der Wizard umfasst die Schritte Registrierungsprozess → Details → Kontakte → Besuchsgrund → Ansprechpartner → Zusammenfassung.

Nach dem Versand erscheinen die Teilnehmer in der Einladungen-Liste des Termins – zunächst mit Status Eingeladen, nach abgeschlossener Registrierung mit Status Registriert:

19.10 · Einladung im Scope erstellen

Alternativ können Einladungen direkt im Scope – ohne Termin – über Einladung hinzufügen erstellt werden (z. B. für Langzeitbesucher). Der Wizard fragt Registrierungsprozess, Kontakte und die Konfiguration (Besuchsgrund mit Beschreibung) ab.

19.11 · Freigabeprozess

Registrierungen über Prozesse mit Freigabepflicht erscheinen nach der Registrierung des Besuchers in der Ansicht Warten auf Freigabe. Der Besucher erhält seinen Zugangspass erst nach erteilter Freigabe.

Im Freigabe-Dialog wird zunächst die Besuchergruppe zugewiesen …

… anschließend werden die Einschränkungen festgelegt: zeitliche Beschränkung (Von–Bis mit Schnellauswahlen) und das Zeitprofil (z. B. Standard oder Security):

Nach der Freigabe ist der Code des Besuchers aktiv und trägt den Status Freigegeben: